Analisis dan Desain Proses Bisnis UNPAD Part. IV

Tabel 1 Architecture Analysis Worksheet Value Chain Pelayanan Keuangan

Level 0 Process Pelayanan Keuangan

Architecture Analysis Worksheet – Level 0 Processes Pelayanan Keuangan
Value Chain: Pelayanan Keuangan
Strategic Goal for Value Chain: Menghasilkan Pelayanan Keuangan yang cepat, efesien dan adil bagi Mahasiswa sebagai pelanggan jasa layanan pendidikan UNPAD
Level 1 Process	Process Manager	Level 1 Goals/Process Metrics	Level 1 Resources
Penyusunan Anggaran UNPAD	Kepala Bagian Anggaran dan Realisasi	Menghasilkan panduan penerimaan dan pembelanjaan anggaran UNPAD	· Input : Daftar Program Kerja dari Fakultas/Unit Kerja, Data Daya Tampung Mahasiswa Baru, Rancangan Anggaran Fakultas/Unit Kerja, Rencana belanja · Output : Jumlah Daya Tampung Mahasiswa baru di Fakultas, Data Panduan Belanja Operasional DIKJAR
Penerimaan Dana	Kepala Sub. Bagian Realisasi Anggaran Pendidikan	Melakukan pelayanan cepat efesien pembayaran biaya pendidikan dan dana pengembangan mahasiswa	· Input : Jumlah mahasiswa yang melakukan registrasi/heregistrasi · Output : Rekapitulasi penerimaan, dan alokasi dana penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran
Pembiayaan Pendidikan dan Pengajaran	Kepala Sub. Bagian Realisasi Anggaran Pendidikan	Menghasilkan Jasa Layanan pendidikan yang berkualitas yang didukung dengan pengadaan asset dan fasilitas pendidikan dan pengajaran yang berkualitas	· Input:Alokasi dana penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran · Output : Kualitas layanan prima terhadap mahasiswa sebagai pelanggan jasa layanan pendidikan

Tabel 2 Architecture Analysis Worksheet Value Chain Pelayanan Keuangan

Level 1 Process Penyusunan Anggaran UNPAD

Architecture Analysis Worksheet – Level 1 Processes Penyusunan Anggaran UNPAD
Value Chain: Pelayanan Keuangan
Strategic Goal for Value Chain: Menghasilkan panduan penerimaan dan pembelanjaan anggaran UNPAD
Level 2 Process	Process Manager	Level 2 Goals/Process Metrics	Level 1 Resources
Menyusun Program Kerja	Kepala Fakultas/Unitkerja	Menghasilkan Program Kerja periode satu tahun berikutnya sebagai acuan pelaksanaan Kegiatan Kerja Pelayanan pendidikan	· Input: Rancangan Program Kerja Fakultas/Unit Kerja · Output : Program Kerja UNPAD
Menghitung Daya Tampung Mahasiswa Baru	Kepala Bagian Registrasi dan Statistika	Jumlah Daya Tampung Mahasiswa Baru dan Persentasi Kenaikan Jumlah Pelanggan/Mahasiswa	· Input: Jumlah Calon Mahasiswa Terdaftar, Jumlah Fasilitas Ruangan dan Sarana Prasarana kegiatan Belajar Mengajar, Jumlah Staff Pendidik · Output : Jumlah Daya Tampung Mahasiswa
Menyusun Rancangan Anggaran	Kepala Bagian Anggaran dan Realisasi	Panduan Penggunaan PAGU anggaran belanja operasional	· Input : Data Rancangan Anggaran Fakultas/Unit Kerja · Output: Anggaran Keuangan UNPAD
Menyusun Rancangan Pembelanjaan	Kepala Bagian Anggaran dan Realisasi	Daftar dan Jadwal Realisasi Anggaran/Pembelanjaan	· Input: Rencana Realisasi (RBA) Fakultas/Unit Kerja · Output: Rencana Pembelanjaan (RBA) UNPAD

Tabel 3 Architecture Analysis Worksheet Value Chain Pelayanan Keuangan

Level 1 Process Penerimaan Dana

Architecture Analysis Worksheet – Level 1 Processes Penerimaan Dana
Value Chain: Pelayanan Keuangan
Strategic Goal for Value Chain: Melakukan pelayanan cepat efesien pembayaran biaya pendidikan dan dana pengembangan mahasiswa
Level 2 Process	Process Manager	Level 2 Goals/Process Metrics	Level 1 Resources
Penerimaan Dana Masyarakat	Kepala Sub. Bagian Realisasi Anggaran Pendidikan	Penerimaan Dana sesuai dengan rancangan Penerimaan Dana Masyarakat	· Input: Data Pengiriman dana dari Mahasiswa,Kontrak kerjasama, Hibah dari Pemerintah ataupun Swasta · Output: Laporan Penerimaan sesuai dengan Rencana Penerimaan
Penerimaan Dana APBN (Negara)	Kepala Sub. Bagian Realisasi Anggaran Penunjang	Penerimaan Dana dari Negara untuk Pembelanjaan Rutin	· Input: Dana pengiriman dana dari negara/KPPN (Bendahara Negara) · Output: Laporan Penerimaan sesuai APBN

Tabel 4 Architecture Analysis Worksheet Value Chain Pelayanan Keuangan

Level 1 Process Pembiayaan Pendidikan dan Pengajaran

Architecture Analysis Worksheet – Level 1 Processes Pembiayaan Pendidikan dan Pengajaran
Value Chain: Pelayanan Keuangan
Strategic Goal for Value Chain: Menghasilkan Jasa Layanan pendidikan yang berkualitas yang didukung dengan pengadaan asset dan fasilitas pendidikan dan pengajaran yang berkualitas
Level 2 Process	Process Manager	Level 2 Goals/Process Metrics	Level 1 Resources
Pengadaan Aset Gedung Belajar	Kepala Bagian Pengadaan	Mendapatkan Aset Gedung Belajar yang berkualitas baik untuk digunakan kegiatan DIKJAR	· Input: Rencana Belanja Fakultas/Unit Kerja · Output: Pembelanjaan Aset Gedung perkuliahan sesuai standard dari RBA
Pembayaran Honor Pendidik	Kepala Biro Administrasi Keuangan	Realisasi Belanja Honor yang cepat, efesien, merata dan berkeadilan	· Input: Rancangan realisasi anggaran belnanja honorarium Fakultas/Unit Kerja, data Gaji PNS dari KPPN · Ouput:Pembelanjaan Honorarium sesuai dengan RBA
Pengadaan Fasilitas DIKJAR	Pimpinan Fakultas/Unit Kerja	Mendapatkan Fasilitas DIKJAR yang baik	· Input: Rencana Belanja Fakultas/Unit Kerja · Output: Pembelanjaan Fasilitas DIKJAR sesuai dengan RAB

Tabel 5 Architecture Analysis Worksheet Value Chain Pelayanan Keuangan

Level 2 Process Penerimaan Dana Masyarakat

Architecture Analysis Worksheet – Level 2 Processes Penerimaan Dana Masyarakat
Value Chain: Pelayanan Keuangan
Strategic Goal for Value Chain: Penerimaan Dana sesuai dengan rancangan Penerimaan Dana Masyarakat
Level 3 Process	Process Manager	Level 3 Goals/Process Metrics	Level 1 Resources
Penerimaan Biaya Penyelenggaraan Pendidikan	Kepala Sub. Bagian Realisasi Anggaran Pendidikan	Menerima data mahasiswa yang melakukan pembayaran Biaya Penyelenggaraan Pendidikan	· Input: Data Mahasiswa aktif dari Biro Adm. Akademik · Output: Laporan Keuangan penerimaan Biaya Penyelenggaraan Pendidikan
Penerimaan Dana Pengembangan	Kepala Sub. Bagian Realisasi Anggaran Pendidikan	Menerima data Mahasiswa yang melakukan pembayaran Dana Pengembangan	· Input: Data Mahasiswa aktif dari Biro Administrasi Akademik · Output: Laporan Keuangan penerimaan Dana Pengembangan
Penerimaan Biaya Wisuda	Kepala Sub. Bagian Realisasi Anggaran Pendidikan	Menerima data mahasiswa yang melakukan pembayaran biaya wisuda, dan data mahasiswa yang telah lulus	· Input: Data Mahasiswa Telah Lulus dari Biro Administrasi Akademik · Output: Laporan Keuangan penerimaan Biaya Wisuda

Analisis dan Desain Proses Bisnis UNPAD Part. III

Arsitektur Proses Bisnis Universitas Padjadjaran

Dalam memahami arsitektur proses bisnis UNPAD, pertama-tama akan ditentukan value chain yang akan diidentifikasi sebagai target dari proses bisnis UNPAD dalam meningkatkan nilai mutu layanan kepada mahasiswa sebagai pelanggan layanan pendidikan UNPAD.

Pelayanan administrasi keuangan dianggap penting dalam proses berjalannya kegiatan pelayanan pendidikan kepada mahasiswa, dikarenakan dana yang dikelola oleh UNPAD merupakan modal untuk operasional pelaksanaan pendidikan dan pengajaran dalam memberikan layanan pendidikan yang memiliki nilai tambah. Dana operasional pendidikan dan pengajaran diperoleh dari dana masyarakat yaitu mahasiswa dan dana dari Negara atau pemerintah.

Oleh sebab alasan di atas maka value chain yang akan diidentifikasikan sebagai awal dari pendefinisian arsitektur proses bisnis Universitas Padjadjaran akan memfokuskan pada value chain yang lebih spesifik pada pelayanan keuangan value chain.

Proses yang berperan dalam value chain pelayanan keuangan ada tiga proses inti yaitu, penyusunan anggaran, penerimaan dana, dan pembiayaan pendidikan dan pengajaran. Tiga proses ini berhubungan dengan mahasiswa dan KPPN (Bendahara Negara) sebagai pemberi modal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Organization Diagram dari value chain Pelayanan Keuangan UNPAD dapat dilihat di gambar 3.

Gambar 3 Organization Diagram Value Chain Pelayanan Keuangan UNPAD

Pelayanan Keuangan di Universitas Padjadjaran yang digambarkan pada gambar 3 diatas menggambarkan value chain Pelayanan Keuangan yang dibagi menjadi tiga proses inti yaitu Penyusunan Anggaran UNPAD, Penerimaan Dana, dan Pembiayaan Pendidikan dan Pengajaran.

Selain dari tiga proses inti di atas, terdapat pula beberapa subproses-subproses lainnya yang akan dibagi menjadi beberapa level proses, digambarkan pada gambar 4 di bawah.

Gambar 4 Horizontal Decomposition Value Chain Pelayanan Keuangan UNPAD

Analisis dan Desain Proses Bisnis UNPAD Part. II

Organisasi Universitas Padjadjaran

Pada struktur organisasi Universitas Padjadjaran pada gambar 1 model memperlihatkan Vertical View dari organisasi UNPAD, dimana Rektor sebagai pimpinan organisasi berada di Top Level Management beserta dengan para Pembantu Rektor. Rektor sebagai pimpinan organisasi mendistribusikan manajemen kepada para Pembantu Rektor dalam melakukan pengelolaan manajerial atas biro atau departemen yang dipimpinnya. Alur tanggung jawab dan pelaporan dilakukan oleh para Kepala Biro kepada para pembantu Rektor, yang kemudian disampaikan kepada Rektor sebagai pimpinan tertinggi di organisasi UNPAD.

Kegiatan Pengelolaan Keuangan Universitas Padjadjaran dikelola di bawah tanggung jawab Rektor UNPAD sebagai Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) UNPAD yang di bantu pengawasannya oleh Pembantu Rektor Bidang Administrasi Umum dan Keuangan, dan dilaksanakan oleh Biro Administrasi Keuangan UNPAD. Level alur dan struktur dapat dilihat pada gambar 1.

Biro Administrasi Keuangan adalah unsur pelaksana administrasi universitas yang menyelenggarakan pelayanan teknis administrasi keuangan berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Secara umum Biro Administrasi Keuangan mempunyai tugas memberikan layanan administrasi keuangan di lingkungan universitas[2].

Gambar 1. Posisi Biro Administrasi Di Struktur Organisasi Universitas Padjadjaran

Organisasi Universitas Padjadjaran sesuai dengan tujuannya memberikan pelayanan pendidikan kepada masyarakat umum, memiliki tujuan akhir ingin meningkatkan nilai tambah layanan pendidikan sesuai yang terlihat pada gambar 2 sebagai horizontal atau system view organisasi Universitas Padjadjaran.

Gambar 2 Horizontal atau Systems View Organisasi UNPAD

Universitas Padjadjaran memberikan layanan pendidikan kepada masyarakat dalam hal ini mahasiswa dimulai dengan memberikan peluang atau kesempatan kepada masyarakat umum untuk dapat mendapatkan pelayanan pendidikan yaitu dengan melaksanakan fungsi dimulai dari penerimaan mahasiswa baru, proses pelaksanaan registrasi bagi mahasiswa yang telah diterima, proses Heregistrasi bagi mahasiswa yang melanjutkan semester berikutnya untuk bisa menerima layanan kegiatan pendidikan dan pengajaran, hingga menyelesaikan seluruh pendidikannya.

Pada System View Organisasi Universitas Padjadjaran di atas, terdapat dua entitas lain yaitu DIKTI dan KPPN (Bendahara Negara) sebagai entitas atau objek luar yang memiliki input ke dalam sistem organisasi Universitas Padjadjaran berupa data anggaran dan peraturan pelaksanaan kegiatan pendidikan dan pengajaran.

Referensi

[2] http://oldsite.ub.ac.id/id/1_about/bak.php

Analisis dan Desain Proses Bisnis UNPAD Part. I

A. Pendahuluan

Univeristas Padjadjaran didirikan atas prakarsa para pemuka masyarakat Jawa Barat yang menginginkan adanya perguruan tinggi tempat pemuda-pemudi Jawa Barat memperoleh pendidikan tinggi untuk mempersiapkan pemimpin di masa depan[1].

Setelah melalui serangkaian proses, pada tanggal 11 September 1957 Universitas Padjadjaran secara resmi didirikan melalui Peraturan Pemerintah No.37 tahun 1957, dan diresmikan oleh Presiden Soekarno pada tanggal 24 September 1957[1].

Universitas Padjadjaran dalam menyediakan layanan pendidikan bagi pemuda-pemudi tidak hanya untuk masyarakat Jawa Barat namun sudah merupakan milik bagi Masyarakat Indonesia perlu meningkatkan pelayanannya, tidak hanya penyediaan para tenaga-tenaga pendidik yang berkualitas namun perlu juga sarana dan prasarana yang mendukung untuk kenyamanana proses pendidikan mengajar (DIKJAR).

Untuk meningkatkan layanan kualitas sarana dan prasarana UNPAD perlu lebih mandiri dan lebih bertanggungjawab mengelola anggaran keuangan sehingga dapat menyediakan layanan, sarana dan prasarana pendidikan yang baik. Pada tanggal 15 September 2008 pemerintah menetapkan UNPAD sebagai Perguruan Tinggi yang menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (PK-BLU), ditetapkan dalam Surat Keputusan Menteri Keuangan Nomor 260/KMK.05/2008 tentang Penetapan Universitas Padjadjaran pada Departemen Pendidikan Nasional sebagai Instansi Pemerintah yang Menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum ditandatangani oleh Menteri Keuangan Sri Mulyani[1].

Setelah UNPAD menjadi PK-BLU, UNPAD akan memperoleh kemandirian dalam mengelola keuangan yang diperoleh dari dana masyarakat untuk meningkatkan layanan pendidikan yang berkwalitas, namun perlu juga ada rasa dan sikap tanggung jawab dalam pengelolaan keuangan, seperti yang disampaikan oleh Rektor UNPAD, Prof. Ganjar Kurnia, bahwa “Unpad menjadi leluasa dalam mengelola keuangan, namun bukan berarti dapat mengelola keuangan dengan semena-mena. Pengelolaan harus dilakukan secara lebih bertanggung jawab dan terorganisasi dengan baik, karena secara rutin akan diaudit oleh auditor publik dan dewan pengawas”[1].

Pelaksanaan pengelolaan keuangan yang bertanggung jawab perlu ada keikutsertaan yang aktif dari berbagai pihak pengelola keuangan UNPAD dari mulai top management hingga lower management. Kemudian bagaimana cara kebijakan, pandangan dan misi dari top management dapat sampai dan terealisasi ke bagian lower management?, perlu adanya bisnis proses yang jelas dan pemanfaatan teknologi informasi untuk terlaksananya suatu kinerja sistem perusahaan organisasi yang baik.

Pengawasan pelaksanaan pengelolaan keuangan dari top management dan kebijaksanaan dalam mengelola informasi yang didapat dari level di bawahnya sangatlah penting sebagai dasar dari pengambilan keputusan dan kebijakan dalam menjalankan perusahaan atau organisasi untuk meningkatkan pelayanan yang memiliki nilai tambah.

Dalam memahami Universitas Padjadjaran sebagai organisasi perusahaan yang bergerak di bidang pelayanan pendidikan, akan dijelaskan pada bagian ini dibantu dengan Metodologi BPTrend serta metodologi lain yang dianggap membantu dalam penyampaian informasi bisnis proses perusahaan dan value chain perusahaan di organisasi Universitas Padjadjaran.

Referensi :

[1] http://www.unpad.ac.id/profil/sejarah-singkat-universitas-padjadjaran